¿Qué es el Registro Único de Proponentes?

Es el registro con el que deben contar todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar contratos de obra, consultoría, suministro y compra venta de bienes muebles con entidades estatales.

¿Ante qué Cámara debe efectuarse el registro?

El proponente debe efectuar su registro ante la Cámara de Comercio de su domicilio principal.

¿Quiénes pueden registrarse en el RUP?

De acuerdo con la Ley 1150 de 2007 todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la cámara de comercio con jurisdicción en su domicilio principal.

¿Cuándo debe renovarse el Registro Único de Proponentes?

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1510 de 2013, los proponentes deben presentar la información para renovar su registro a más hasta el quinto (5o) día hábil del mes de abril de cada año, sin importar la fecha de su inscripción.

¿Qué es la cesación de efectos del RUP?

Es la consecuencia generada por no haber presentado la información para renovar dentro del término previsto en la ley. Una vez cesados los efectos, el proponente deberá efectuar una nueva inscripción.

¿Cuáles son los trámites que se realizan en el RUP?

• Inscripción: Es el trámite que se realiza para tener un registro activo en el RUP. La inscripción se lleva a cabo la primer vez que la persona natural, jurídico o sucursal extranjera vaya a llevar a cabo su registro, y siempre que cese los efectos y desee volver a tenerlos.

• Renovación: La renovación del RUP es obligatoria todos los años, antes de finalizado el quinto día hábil de abril, so pena de declararse la cesación de efectos del proponente.

• Actualización: Es el trámite que se realiza para modificar datos en el RUP respecto de la capacidad jurídica o contractual del mismo en fechas diferentes a la fecha de renovación. Dentro del proceso de actualización no se podrá en ningún caso modificar la información financiera del proponente.

¿Qué documentos se requieren para efectuar la inscripción en el RUP?

PERSONA JURÍDICA MATRICULADA:
1. Formulario de inscripción diligenciado y firmado por el representante legal de la persona jurídica proponente (Se diligencia a través de la página web www.camaraarmenia.org.co, en el link de Servicios Virtuales RUP)

2. Certificado de pago de aportes parafiscales, suscrito por el representante legal del proponente o su revisor fiscal si está obligado a tenerlo (cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002).

3. Copia del RUT.

4. Certificación expedida por el representante legal y el revisor fiscal si está obligado a tenerlo o el contador, relativa al tamaño empresarial (gran, mediana, pequeña o microempresa) de acuerdo con la definición legal y reglamentaria.

5. Si el proponente es parte o NO de un grupo empresarial y/o situación de control deberá aportar una certificación expedida por el representante legal y el revisor fiscal (o contador público) en la que conste dicha declaración. En caso afirmativo, debe constar la identificación de los miembros del grupo empresarial, la situación de control, los controlantes y controlados.

6. Acreditará la experiencia en la provisión de bienes, obras y servicios con base en los contratos ejecutados directamente celebrados por el proponente o a través de consorcios, uniones temporales o sociedades en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación. Podrá presentar cualquiera de los siguientes documentos: A. Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio, B. copia del contrato ejecutado por el proponente o C. acta de liquidación (Con declaración juramentada de que la misma se encuentra en firme)

7. Estados financieros con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la inscripción bajo NIIF. (Si el proponente persona jurídica no tiene antigüedad suficiente para presentar estados financieros, con corte al 31 de diciembre, deberá inscribirse con estados financieros de corte trimestral o con estados financieros iniciales.)

8. Certificado de principales cuentas de contabilidad de los estados financieros, cuando en ellos no estén descritas.

9. Copia de la tarjeta profesional del revisor fiscal o del contador según el caso.

10. Certificado vigente de la Junta Central de Contadores del revisor fiscal o del contador según el caso.

11. Certificación en la que se indique de manera inequívoca los gastos de intereses reportados en el formulario, de acuerdo con el concepto del Consejo Técnico de la Contaduría Pública No. 2017-261 del 21 de marzo de 2017.

12. Si el contrato, certificación, o acta de liquidación no señala los códigos UNSPSC que se pretender hacer valer como experiencia en cada contrato, el proponente deberá debe presentar una declaración suscrita por el representante legal del proponente, en donde señale dichos códigos.


PERSONA JURÍDICA NO MATRICULADA:

1. Formulario de inscripción diligenciado y firmado por el representante legal de la persona jurídica proponente (Se diligencia a través de la página web www.camaraarmenia.org.co, en el link de Servicios Virtuales RUP)

2. Las personas jurídicas no inscritas en el Registro Mercantil, de Entidades Sin Ánimo de Lucro o en cualquiera de los registros que llevan las cámaras de comercio, deberán adjuntar un certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad correspondiente, con fecha de expedición no superior a dos (2) meses de antelación a la fecha de solicitud del respectivo trámite en el Registro Único de Proponentes, el cual deberá incluir como mínimo los siguientes datos:

• Nombre o razón social completa del proponente.
• Modificaciones de la razón social.
• Tipo, número y fecha del documento de constitución o creación.
• Fecha, clase de documento y entidad que reconoce la personería jurídica.
• Duración de la persona jurídica.
• Domicilio de la persona jurídica.
• Nombre e identificación del representante legal.
• Facultades y limitaciones del representante legal.

En caso de que el certificado expedido por la entidad competente no contenga la información mencionada, deberá anexarse copia de los estatutos certificados por la entidad que ejerce inspección y vigilancia en donde conste la información faltante. Cuando la autoridad no tenga dentro de sus funciones la de certificar los estatutos de sus vigiladas, estos se harán acompañar de una certificación expedida por el representante legal del proponente en la que declare que los mismos corresponden fielmente a los estatutos vigentes de la persona jurídica.

Cuando la duración de la entidad no se encuentre en el certificado de existencia y representación legal o en los estatutos, se deberá acreditar con una certificación expedida por el representante legal del proponente. Las personas de derecho público que hayan sido creadas mediante ley o acto administrativo y que no cuenten con la documentación señalada en el presente literal, deberán adjuntar copia de la ley o acto administrativo de creación y el documento idóneo que acredite el nombramiento, facultades y limitaciones del representante legal.

3. Certificado de pago de aportes parafiscales, suscrito por el representante legal del proponente o su revisor fiscal si está obligado a tenerlo (cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002).

4. Copia del RUT.

5. Certificación expedida por el representante legal y el revisor fiscal si está obligado a tenerlo o el contador, relativa al tamaño empresarial (gran, mediana, pequeña o microempresa) de acuerdo con la definición legal y reglamentaria.

6. Si el proponente es parte o NO de un grupo empresarial y/o situación de control deberá aportar una certificación expedida por el representante legal y el revisor fiscal (o contador público) en la que conste dicha declaración. En caso afirmativo, debe constar la identificación de los miembros del grupo empresarial, la situación de control, los controlantes y controlados.

7. Acreditará la experiencia en la provisión de bienes, obras y servicios con base en los contratos ejecutados directamente celebrados por el proponente o a través de consorcios, uniones temporales o sociedades en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación. Podrá presentar cualquiera de los siguientes documentos: A. Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio, B. copia del contrato ejecutado por el proponente o C. acta de liquidación (Con declaración juramentada de que la misma se encuentra en firme)

8. Estados financieros con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la inscripción bajo NIIF. (Si el proponente persona jurídica no tiene antigüedad suficiente para presentar estados financieros, con corte al 31 de diciembre, deberá inscribirse con estados financieros de corte trimestral o con estados financieros iniciales.)

9. Certificado de principales cuentas de contabilidad de los estados financieros, cuando en ellos no estén descritas.

10. Copia de la tarjeta profesional del revisor fiscal o del contador según el caso.

11. Certificado vigente de la Junta Central de Contadores del revisor fiscal o del contador según el caso.

12. Certificación en la que se indique de manera inequívoca los gastos de intereses reportados en el formulario, de acuerdo con el concepto del Consejo Técnico de la Contaduría Pública No. 2017-261 del 21 de marzo de 2017.

13. Si el contrato, certificación, o acta de liquidación no señala los códigos UNSPSC que se pretender hacer valer como experiencia en cada contrato, el proponente deberá debe presentar una declaración suscrita por el representante legal del proponente, en donde señale dichos códigos.

PERSONA NATURAL MATRICULADA O NO MATRICULADA:

1. Formulario de inscripción diligenciado y firmado por la persona natural proponente (Se diligencia a través de la página web www.camaraarmenia.org.co, en el link de Servicios Virtuales RUP)

2. Copia del documento de identificación del proponente.

3. Certificado de pago de aportes parafiscales, suscrita por el proponente

4. Copia del RUT.

5. Certificación expedida por el proponente persona natural o su contador, relativa al tamaño empresarial (gran, mediana, pequeña o microempresa) de acuerdo con la definición legal y reglamentaria.

6. Acreditará la experiencia en la provisión de bienes, obras y servicios con base en los contratos ejecutados directamente celebrados por el proponente o a través de consorcios, uniones temporales o sociedades en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación. Podrá presentar cualquiera de los siguientes documentos: A. Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio, B. copia del contrato ejecutado por el proponente o C. acta de liquidación (Con declaración juramentada de que la misma se encuentra en firme)

7. Estados financieros con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la inscripción bajo NIIF.

8. Certificado de principales cuentas de contabilidad de los estados financieros, cuando en ellos no estén descritas.

9. Copia de la tarjeta profesional del contador.

10. Certificado vigente de la Junta Central de Contadores del contador.

11. Certificación en la que se indique de manera inequívoca los gastos de intereses reportados en el formulario, de acuerdo con el concepto del Consejo Técnico de la Contaduría Pública No. 2017-261 del 21 de marzo de 2017.

12. Si el contrato, certificación, o acta de liquidación no señala los códigos UNSPSC que se pretender hacer valer como experiencia en cada contrato, el proponente deberá debe presentar una declaración suscrita por el mismo, en donde señale dichos códigos.

¿Qué es el código UNSPSC?

El Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (The United Nations Standard Products and Services Code) es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios.

¿Cómo está compuesto el código UNSPSC?

Es una codificación jerárquica estructurada de ocho dígitos así: segmento, familia, clase y producto. Cada uno está compuesto por dos dígitos.

Ejemplo:

Madera blanda – Código: 11121604
Segmento: 11 – Material mineral, textil y vegetal y animal no comestible
Familia: 12 – Productos no comestibles de planta y silvicultura
Clase: 16 – Madera
Producto: 04 – Madera blanda